一場(chǎng)展會(huì)能否成功，關(guān)鍵在于是否具有一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案。因?yàn)樗粌H體現(xiàn)了展會(huì)組織者組織展會(huì)的目的，更重要的是能夠借此吸引廣大商家參展，這就是其意義所在。由此可見(jiàn)，展會(huì)策劃方案具有不可忽視的重要作用。對(duì)展會(huì)主辦方來(lái)說(shuō)，一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案要把握好以下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)：
一、充分體現(xiàn)高度
這里所說(shuō)的“高度”專(zhuān)指符合政策。組織一個(gè)展會(huì)，組織者首先看到是它的市場(chǎng)潛力，但你所看見(jiàn)的“市場(chǎng)”，能不能開(kāi)發(fā)，怎么能讓它開(kāi)發(fā)，就要靠“政策”來(lái)衡量和把握。這個(gè)時(shí)候，就需要組織者充分查閱相關(guān)國(guó)家文件規(guī)定，把國(guó)家對(duì)該展會(huì)涉及到的產(chǎn)業(yè)發(fā)展態(tài)度和意見(jiàn)該引用的引用，該轉(zhuǎn)述的轉(zhuǎn)述，該進(jìn)一步理解的進(jìn)一步理解。通過(guò)“引用”、“轉(zhuǎn)述”、“理解”等方式，讓展會(huì)策劃方案合法化、合理化、合情化。因?yàn)楹戏?，說(shuō)明國(guó)家允許，有關(guān)部門(mén)就沒(méi)有理由阻攔;因?yàn)楹侠?，說(shuō)明展會(huì)應(yīng)該組織，應(yīng)該搞;因?yàn)楹锨?，符合?dāng)?shù)匕l(fā)展?fàn)顩r，對(duì)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有利，說(shuō)明有關(guān)部門(mén)應(yīng)該積極提供支持。因而，展會(huì)的“高度”很重要。
二、解決“市場(chǎng)”問(wèn)題
這是一個(gè)展會(huì)成功策劃的核心。參展商參加這個(gè)展會(huì)有何收益，有什么樣的回報(bào)?專(zhuān)業(yè)觀眾到會(huì)又有什么樣的收獲和價(jià)值?整個(gè)策劃方案可以說(shuō)要圍繞這個(gè)核心來(lái)組織，并通過(guò)方案巧妙地解疑釋惑。
對(duì)一個(gè)展會(huì)來(lái)說(shuō)，參展商關(guān)注的市場(chǎng)，最核心的是有一定目標(biāo)數(shù)量的專(zhuān)業(yè)觀眾(采購(gòu)商、經(jīng)銷(xiāo)商、產(chǎn)品使用者等)與會(huì)。至于說(shuō)這個(gè)展會(huì)有多大的客流量，他們并不關(guān)心?；蛟S有人會(huì)問(wèn)，為什么這么說(shuō)?與會(huì)圈外人士多了，問(wèn)這問(wèn)那的自然就多了，參展商不僅費(fèi)口舌，而且還影響與真正有意向的專(zhuān)業(yè)人士交流、洽談。參展商接觸這樣的人多了，自然十分勞累，萬(wàn)一此時(shí)再與專(zhuān)業(yè)人士交流，難免容易出現(xiàn)精神不濟(jì)而影響工作。大量的非專(zhuān)業(yè)人士與會(huì)，造成如此不必要的浪費(fèi)更大更多，參展商不僅不會(huì)有收益，還會(huì)大大增加參展成本。
針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，展會(huì)組織者要在策劃方案中表明如下幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)解決方案：對(duì)展會(huì)的宣傳力度、影響力度、號(hào)召力度;展會(huì)的專(zhuān)業(yè)化程度。如保證專(zhuān)業(yè)觀眾與會(huì)的組織手段、途徑、方式，歷屆展會(huì)專(zhuān)業(yè)觀眾統(tǒng)計(jì)信息、購(gòu)銷(xiāo)信息等;展會(huì)的權(quán)威性。組織者的地位與影響、該展會(huì)在業(yè)界的口碑與影響、與會(huì)專(zhuān)業(yè)人士以及領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家的分量等。
三、注意法律問(wèn)題
現(xiàn)在會(huì)展市場(chǎng)不太規(guī)范，而且多數(shù)承辦展會(huì)的機(jī)構(gòu)屬民營(yíng)個(gè)體企業(yè)。這些企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)利益最大化，在各種展會(huì)宣傳資料和宣傳活動(dòng)推介中，虛夸展會(huì)規(guī)模、影響，虛報(bào)展會(huì)數(shù)字，虛列來(lái)頭大的中央、省、市政府部門(mén)和機(jī)構(gòu)等為展會(huì)支持單位，向參展商、與會(huì)觀眾等虛承諾其他服務(wù)項(xiàng)目等，這些都是不良事件的由頭和導(dǎo)火索，十分容易引發(fā)雙方紛爭(zhēng)，激化矛盾。如果展會(huì)組織者對(duì)此類(lèi)問(wèn)題處理不當(dāng)、不及時(shí)，就極有可能被訴諸法律。所以，做一個(gè)優(yōu)秀的展會(huì)策劃方案，文字表述非常重要，既要充分表達(dá)組織者的戰(zhàn)略意圖，又不能留下任何不良把柄或痕跡。
此外，現(xiàn)在的展會(huì)越來(lái)越多，一個(gè)好的展會(huì)策劃方案還得有與眾不同的創(chuàng)意，才能吸引更多的參展商，做到獨(dú)領(lǐng)風(fēng)騷。